Guía de uso del campo DOCNUM en icomm

El campo DOCNUM es un identificador único clave para la correcta gestión de contactos, campañas y procesos dentro de nuestra plataforma. Su implementación adecuada garantiza calidad de datos, trazabilidad y consistencia tanto en envíos transaccionales como en comunicaciones de marketing.

Este documento brinda una explicación completa sobre su funcionamiento, buenas prácticas, consideraciones importantes y métodos de unificación de bases de datos, basado en el contenido oficial interno.

¿Qué es el DOCNUM?

El DOCNUM (Documento Número) es un campo obligatorio que permite asignar un identificador único a cada contacto dentro de una base de datos en icomm. Este identificador es utilizado por la plataforma para diferentes fines como:

• Reconocer a un contacto de manera inequívoca.
• Realizar seguimiento de interacciones.
• Gestionar envíos transaccionales que requieren unicidad por evento (cotización, factura, operación, etc.).
• Evitar duplicaciones no deseadas.

Un DOCNUM debe ser único por contacto y nunca debe quedar vacío.

Consideraciones clave al usar DOCNUM

El uso de DOCNUM implica comprender cómo repercute en la estructura y el comportamiento de las bases dentro de icomm. Cuando se incorpora este campo, cada contacto pasa a depender de un identificador único que define su existencia dentro del ecosistema de datos. Esto significa que cualquier perfil que no cuente con un DOCNUM válido queda automáticamente obsoleto, ya que no es posible reconocerlo ni relacionarlo con nuevas actualizaciones.

En entornos con integraciones, este punto cobra aún más importancia: cada contacto enviado debe incluir un DOCNUM específico asociado al evento o entidad que lo origina, como una cotización, una factura o un trámite. Este valor determina que cada registro sea tratado como una unidad independiente, permitiendo el seguimiento preciso de cada operación.

Muchas empresas optan por separar sus operaciones en dos instancias: una orientada a marketing, donde se manejan perfiles unificados y desduplicados, y otra enfocada en envíos transaccionales, donde cada evento requiere su propio DOCNUM. Este enfoque evita el riesgo de impactar varias veces a un mismo usuario cuando no corresponde.

La incorporación de DOCNUM también puede requerir una revisión más profunda de los procesos existentes. Migraciones de bases de datos, rediseño de automatizaciones y ajustes en integraciones suelen ser necesarios para asegurar que cada contacto cuente con un identificador coherente y funcional. Planificar estos cambios de manera anticipada y coordinada ayuda a evitar pérdidas de datos y asegura una configuración estable a largo plazo.

Si en una instancia donde antes solo era obligatorio el email ahora se requiere DOCNUM:

• Las bases antiguas ya no podrán actualizarse correctamente.
• Es recomendable crear una nueva base de datos desde cero, definiendo todos los campos obligatorios.
• Una vez creada, se deben migrar los datos asegurando que todos los registros tengan DOCNUM.

Esto garantiza consistencia y evita perfiles rotos.

Buenas prácticas para trabajar con DOCNUM

• Mantener un criterio uniforme para generar el DOCNUM.
• Evitar reutilizar un mismo DOCNUM para contactos distintos.
• Validar la consistencia del campo antes de importaciones o integraciones.
• Mantener comunicación con los equipos de datos o desarrollo al modificar campos obligatorios.
• Planificar cambios estructurales en las bases.

Actualizado el: 13/11/2025